Déplacement professionnel

Comment bien préparer son déplacement professionnel

Un déplacement professionnel est souvent synonyme de belles rencontres et opportunités. Mais ça peut également être épuisant et source de stress avant et durant le voyage. Pour n’en retirer que les bons côtés, il n’y a qu’un mot d’ordre : organisation ! Voici quelques clés pour optimiser son déplacement professionnel et partir sereinement.

Train, avion, voiture : comment choisir ?

Bien sûr, cela dépend de la destination et du programme sur place. Regardez les horaires, les tarifs et les disponibilités, mais aussi la localisation de la gare ou de l’aéroport. Si vous avez besoin d’une voiture sur place, regardez la durée du trajet, le prix de l’essence et des péages, mais aussi des parkings.

  • L’avion peut être une fausse bonne idée. On pense gagner du temps, mais ce n’est pas toujours le cas. Il faut partir beaucoup plus tôt de chez soi ; l’aéroport d’arrivée peut être éloigné du quartier où vous êtes attendu ; les tarifs des  parkings, taxi ou transports pour s’y rendre peuvent être élevés… 
  • Attention au poids et à la dimension des bagages, ainsi que du matériel et produits admis en cabine. C’est également le cas dans certains trains. Dans les Ouigo, vous n’avez droit qu’à une valise cabine pour le prix de votre billet. Les bagages supplémentaires sont payants.
  • Certaines compagnies aériennes (et trains) demandent que vous ayez fait votre enregistrement chez vous. Vous devez présenter la carte d’embarquement imprimée ou sur votre smartphone. Ne vous laissez pas surprendre, parce qu’elles facturent parfois cher cet oubli. 
  • Choisissez si possible des billets modifiables, vous serez peut-être ravi·e d’anticiper ou décaler votre retour en fonction des événements ! 
  • Si vous avez beaucoup de déplacements à effectuer sur place, il peut être intéressant d’y aller en voiture. Ou d’en louer une sur place. Si vous optez pour une location, renseignez-vous pour voir si cela peut intéresser d’autres personnes conviées. N’oubliez pas votre permis de conduire (valable dans tous les pays de l’UE).
  • Vous prenez votre voiture personnelle ? Faites défrayer les indemnités kilométriques. Soit par votre établissement ; soit par la personne qui vous invite, si elle prend les frais de transport à sa charge. 

Mon conseil :

Si vous êtes invité·e à un événement, il y a de fortes chances pour que vous vous retrouviez dans le train ou l’avion avec un·e autre participant·e. Même si vous pensez connaître tout le monde, on ne sait jamais. Évitez de voyager en jogging ou de parler à voix haute de l’événement. Une bonne première impression, ça compte !

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Les transports sur place

Si vous êtes invité·e à ce déplacement professionnel et que tout est déjà prévu, vous n’avez plus qu’à regarder comment vous rendre à l’aéroport ou à la gare concernée.

  • Selon la ville , télécharger des applications mobile comme Google Map, Waze ou Citymapper est très utile. Citymapper permet par exemple de comparer tous les moyens de transport possibles par durée et prix de trajet. Elle est également très utile car elle vous indique où monter dans le métro pour faciliter les correspondances, privilégier les trajets directs, ou avec le moins de marche à pied. Idéale si vous ne connaissez pas bien la ville, que vous êtes chargé·e… Utile également pour déterminer s’il vous faut une voiture.
  • Télécharger les applis de taxi ou de chauffeurs est également une bonne idée, si vous ne les avez pas déjà. Uber par exemple fonctionne dans beaucoup de villes françaises et dans le monde entier. 

Où loger durant son déplacement professionnel ?

Si c’est à vous de vous occuper de cette partie dans une ville que vous ne connaissez pas, cela peut relever du casse-tête. Alors pour faire le meilleur choix, il y a plusieurs points à retenir :

  • Hôtel, appart-hôtel ou Airbnb ? Cela dépend de votre programme. Si vous devez loger à plusieurs, un appartement sera sûrement plus économique. Mais si vous êtes seul·e, un hôtel sera plus avantageux. Il offre davantage de services, et vous permet d’arriver et de partir à des horaires plus flexibles
  • Pour la localisation, regardez votre planning. Si tous vos rendez-vous sont groupés au même endroit ou dans le même quartier, ce sera le plus logique. À condition qu’il s’agisse d’un quartier animé, pour vous occuper le soir si vous n’avez rien de prévu. Il n’y a rien de plus déprimant que d’être isolé·e dans une chambre d’hôtel. Sinon, prenez en compte vos temps de trajets. Si vous arrivez tard le soir ou repartez tôt le matin, prendre un logement facilement accessible de la gare ou de l’aéroport est à privilégier. Si vous partez plus de 3-4 jours dans une grande ville, vous pouvez même changer de logement pour vous adapter à toutes ces contraintes.
  • Faites-vous indiquer par les organisateurs ou des habitués des lieux les quartiers les plus pratiques ou agréables où loger.
  • Comment choisir ? Une fois que vous avez défini la localisation, le budget, mais aussi les services dont vous avez besoin (restauration, parking, piscine, salle de sport, wifi…), faites confiance aux applications comme Booking pour bénéficier des filtres de recherches, ainsi que des avis clients. Idem sur Airbnb ou Abritel. Bon à savoir : les prix sont parfois plus avantageux sur le site internet de l’établissement ou sur le Bon Coin (pour les locations). Vérifiez également les conditions d’annulation.

Mon conseil :

Faites toutes ces recherches en « navigation privée », afin de ne pas voir les prix gonfler à chacune de votre visite sur un site. C’est valable pour les hébergements, mais aussi et surtout sur les billets de train et d’avion.

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Si vous partez à l’étranger

  • Vérifiez s’il y a un décalage horaire, même d’une heure comme en Angleterre, ça peut tout changer
  • Regardez les conditions d’entrée sur le territoire : dates de validité de la pièce d’identité, pass sanitaire européen, test PCR ou antigénique…
  • Certaines compagnies aériennes autorisent le port du masque en tissu, mais les aéroports peuvent imposer le masque chirurgical à l’embarquement. Dans le doute, mieux vaut garder des masques chirurgicaux à portée de main.
  • Téléchargez une application de traduction (Google Traduction ou iTranslate) qui permettent de traduire instantanément à partir de photos, de texte, ou de vocaux
  • Renseignez-vous auprès de votre banque pour les frais de carte à l’étranger. Hors zone Euro, changer de la monnaie avant de partir est une solution plus économique (évitez les bureaux de change des aéroports où les frais sont plus élevés)
  • Regardez les conditions de votre forfait téléphonique : les données à l’étranger sont gratuites en UE (utilisation de la 4G) mais pas ailleurs, et les appels et SMS peuvent vous coûter très cher.

Publié par

Clémence Brescon

Rédactrice beauté et santé pour la presse magazine depuis plus de dix ans, je pourrais passer des heures à vous parler bien-être, cosmétiques, diététique, des dernières tendances aux méthodes les plus traditionnelles. Les nombreux experts passionnés que j’ai eu la chance de rencontrer au fil des années m’ont convaincue que la beauté n’avait rien de futile. Esthéticiennes, facialistes, coiffeurs, spécialistes de la formulation cosmétique ou de nouvelles technologies, dermatologues, médecins esthétiques ou coachs sportifs, nous sommes tous d’accord pour dire que la beauté est essentielle pour parvenir au bien-être et à la confiance en soi. Esthétique et bien-être, beauté et santé, forme physique et état psychologique… tout est intimement lié. Je vous propose de partir, ensemble, explorer ce monde fascinant.

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